Hepsiburada nedir?
Hepsiburada, Türkiye’nin en büyük pazaryerlerinden biridir. Satıcı olarak ürünlerinizi Hepsiburada Marketplace üzerinden listeler, siparişleri Merchant panelinden veya satıcılara açık Merchant API üzerinden yönetirsiniz. Pazaryeri olması, alıcıyla ilişkinizin platformun kuralları içinde kaldığı anlamına gelir: bireysel siparişlerde alıcı verisinin bir kısmı KVKK gereği maskelenebilir, kargo çoğu zaman platformun lojistiği üzerinden kurgulanır ve her satış için fatura kesim sorumluluğu size aittir. Sipariş verisine ancak Merchant API üzerinden ulaşırsınız; panelden tek tek indirip elle faturalamak hacim arttıkça sürdürülemez hale gelir.
Bir-Fatura nedir?
Bir-Fatura, GİB özel entegratörü olarak çalışan, uygun maliyetli ve sade arayüzlü bir e-fatura/e-arşiv kesim platformudur. Bir ön muhasebe veya iş yazılımı değildir — cari hesap, stok, gelir-gider takibi yapmaz; işi faturayı hızlıca oluşturup GİB’e iletmektir. Bu yalın yapısı, özellikle yeni başlayan veya orta ölçekli pazaryeri satıcıları için düşük maliyetli bir avantaj sağlar. Buna karşılık API tarafında bazı kapasite ve dokümantasyon kısıtları vardır; bu kısıtları bilerek tasarlamak, kesintisiz faturalama için kritiktir.
Neden Hepsiburada ve Bir-Fatura entegre edilmeli?
Hepsiburada’dan gelen her sipariş için yasal olarak fatura kesmeniz gerekir. Sipariş hacmi arttığında bunu Merchant panelinden tek tek indirip Bir-Fatura paneline elle girmek hem zaman kaybı hem hata kaynağıdır. Doğru kurulmuş bir akış şunları sağlar:
- Otomatik fatura kesimi: Sipariş Merchant API’den çekilir, Bir-Fatura’da e-arşiv veya e-fatura otomatik oluşur.
- Uygun maliyetle otomasyon: Yüksek lisans bedeli ödemeden, Bir-Fatura’nın ekonomik yapısıyla pazaryeri faturalamasını otomatikleştirirsiniz.
- Bireysel/kurumsal ayrımı: Alıcı kurumsal fatura bilgisi girdiyse e-fatura, girmediyse e-arşiv otomatik seçilir.
- Maskeli alıcı verisiyle uyum: Hepsiburada’nın maskelediği alanlara rağmen fatura mevzuata uygun kesilir.
- Yoğun gün dayanıklılığı: Kuyruk ve yeniden deneme mekanizmasıyla Bir-Fatura’nın kapasite sınırı kampanya günlerinde darboğaz olmaz.
Manuel akışta bir kişinin tam zamanlı işi olan pazaryeri fatura takibi, otomatik akışta kendiliğinden yürür.
Hepsiburada Bir-Fatura entegrasyonu nasıl yapılır?
Önce dürüst olalım: Hepsiburada ile Bir-Fatura arasında tek tıkla kurulan resmi bir bağlayıcı yok. Bağlantıyı ya Bir-Fatura API’si üzerine yazdığımız custom köprü ile ya da birden fazla pazaryeri yönetiyorsanız bir orchestration platformu üzerinden kuruyoruz. Zeisoft olarak süreç:
- Mevcut süreci inceliyoruz: Aylık Hepsiburada sipariş hacmi, Trendyol/n11 gibi başka kanal kullanıp kullanmadığınız ve Bir-Fatura’yı ayrı bir muhasebe yazılımıyla birlikte mi kullandığınız belirlenir — bu, custom köprü mü orchestration mı kararını verir.
- API erişimlerini açıyoruz: Hepsiburada Merchant API ve Bir-Fatura API erişimi yapılandırılır; sipariş çekme aralığı ve fatura tetikleme statüsü ayarlanır.
- Gelen veriyi doğruluyoruz: Test siparişleriyle Merchant API’den hangi alıcı alanlarının (maskeli/maskesiz) geldiğini görüp e-arşiv/e-fatura ayrım kuralını ve Bir-Fatura fatura şablonunu buna göre kuruyoruz.
- Dayanıklılık katmanını kuruyoruz: Bir-Fatura’nın istek kapasitesine takılmamak için kuyruk, kontrollü istek aralığı ve otomatik yeniden deneme mekanizmasını ekliyoruz.
- İade/iptal akışını tanımlıyoruz: Sipariş iade/iptal statüsüne geçtiğinde fatura iptali ya da iade faturası kesimi kuralları birlikte belirlenir.
- Test edip canlıya alıyoruz: Gerçek 5-10 sipariş üzerinde — bireysel, kurumsal, iade — fatura kesimini doğruluyor, ilk hafta günlük kontrol yapıyoruz.
- Bakım veriyoruz: Merchant API ve Bir-Fatura API güncellemelerini takip etmek bakım anlaşmasıyla bizde kalır.
Lisanslar (Hepsiburada satıcılığı, Bir-Fatura, varsa orchestration platformu) sizin tarafınızda; biz kurulum, bakım ve desteği üstleniyoruz. Hacminiz büyüyüp Bir-Fatura yetmemeye başladığında daha kapsamlı bir ön muhasebe çözümüne geçiş için de altyapı hazırlığı yapıyoruz.
Sıkça karşılaşılan sorunlar
Hepsiburada-Bir-Fatura akışında sahada en sık gördüğümüz dört sorun ve nasıl önlediğimiz:
- Yoğun günde API kapasitesine takılma. Bir-Fatura’nın istek kapasitesi 11.11 veya Efsane Cuma gibi günlerde aynı anda düşen yüzlerce siparişte darboğaz yapabilir, faturalar gecikir. Çözüm: siparişleri kuyruğa alıp kontrollü aralıkla göndermek, geçici hatada otomatik yeniden denemek.
- Maskeli alıcı bilgisiyle fatura hatası. Hepsiburada bireysel siparişlerde TC ve bazı alanları maskeler; akış maskesiz veri beklerse fatura kesimi takılır. Çözüm: test siparişleriyle gelen alanları doğrulayıp e-arşiv şablonunu maskeli veriyle çalışacak şekilde kurmak.
- Bireysel sipariş için yanlışlıkla e-fatura denemesi. Kurumsal/bireysel ayrımı kurulmazsa sistem her siparişe e-fatura kesmeye çalışır, bireysel alıcıda hata verir. Çözüm: varsayılanı e-arşiv yapıp yalnızca VKN geldiğinde e-fatura’ya geçmek.
- İade sonrası faturanın aktif kalması. İade statüsü Bir-Fatura’ya taşınmadığında fatura iptal/iade edilmez, KDV beyanı yanlış görünür. Çözüm: kurulumda iade akışını netleştirip iptal veya iade faturası kuralını tanımlamak; kısmi iadede yalnızca iade edilen kalemleri düzeltmek.
Dördü de kurulumda doğru tasarımla önlenebilir; sonradan düzeltmek katbekat iş yükü yaratır.