Hepsiburada Entegrasyonu Nedir ve Neden Gereklidir?
Hepsiburada, Türkiye’nin en köklü ve en çok tercih edilen pazaryerlerinden biridir. Milyonlarca aktif kullanıcısıyla satıcılar için büyük bir gelir kapısı sunar. Ancak bu potansiyeli gerçek satışa çevirebilmek, platformun katı kurallarına uyum sağlamayı ve operasyonel süreçleri hatasız yürütmeyi gerektirir.
Hepsiburada entegrasyonu, satıcı panelinizde yaptığınız tüm işlemleri — ürün listeleme, sipariş takibi, stok güncelleme, kargo bildirimi ve faturalama — kendi iş sisteminizle otomatik olarak senkronize eden bir yazılım çözümüdür. Manuel panele girip tek tek işlem yapma dönemini kapatır.
Hepsiburada satıcılarının en sık yaşadığı sorunlar:
- Ürün listeleme onay sürecinin 1 haftaya kadar uzaması ve ret-düzeltme döngüsünde zaman kaybı
- Hepsiburada ve Trendyol arasında stok uyumsuzluğu yaşanması, bir kanalda satılan ürünün diğerinde hala aktif görünmesi
- Kampanya dönemlerinde fiyat güncellemelerinin karışması ve yanlış fiyatla satış yapılması
- 24 saat içinde kargoya verilmeyen siparişlerde mağaza puanının düşmesi
- Kargo firmasının ürünü teslim etmeden iade etmesi durumunda ürün bedelinin aktarılmaması
- HepsiJet zorunluluğunun bazı kategorilerde ek maliyet yaratması
Bu sorunların çoğu, süreçlerin manuel yürütülmesinden kaynaklanır. Doğru kurgulanmış bir Hepsiburada entegrasyonu ile müşterilerimiz sipariş işleme süresini ortalama %65 kısaltırken, stok kaynaklı iptal oranını sıfıra indirdi. Çok kanallı satış yönetimi altyapımızla Hepsiburada operasyonunuzu uçtan uca otomatikleştiriyoruz.
Entegrasyon Ne Sağlar ve Nasıl Çalışır?
Hepsiburada entegrasyonu kurulduğunda, satıcı panelinize giriş yapmanıza neredeyse hiç gerek kalmaz. Günlük operasyonunuzun büyük bölümü arka planda, otomatik olarak yürür. Siz sadece stratejik kararlar alır ve sonuçları takip edersiniz.
Otomatikleşen Süreçler
Entegrasyon ile şu işlemler tamamen otomatik hale gelir:
- Ürün listeleme: Yeni ürünleriniz kendi sisteminizden Hepsiburada’ya otomatik aktarılır
- Ürün güncelleme: Fiyat, stok, başlık, açıklama değişiklikleri anında yansır
- Sipariş çekme: Hepsiburada’dan gelen siparişler otomatik olarak kendi sisteminize düşer
- Stok senkronizasyonu: Herhangi bir kanalda satış olduğunda tüm kanallardaki stok güncellenir
- Kargo bildirimi: Sipariş hazırlandığında kargo kaydı ve takip numarası otomatik bildirilir
- Faturalama: Sipariş tamamlandığında e-fatura veya e-arşiv fatura otomatik kesilir
- İade yönetimi: İade talepleri sisteminize otomatik düşer, stok geri eklenir
Süreç Nasıl İşler?
Entegrasyon, Hepsiburada ile kendi sisteminiz arasında sürekli ve güvenli bir köprü kurar. Bu köprü sayesinde:
- Kendi sisteminizde bir ürün eklediğinizde Hepsiburada’da da listelenir
- Hepsiburada’da sipariş geldiğinde kendi sisteminize anında yansır
- Siparişi hazırlayıp kargoya verdiğinizde Hepsiburada otomatik bilgilendirilir
- Stok değişiklikleri her iki yönde de anlık senkronize olur
Tüm bu teknik altyapıyı biz kuruyor ve yönetiyoruz. Sizin yapmanız gereken tek şey, kendi panelinizdeki günlük işlere odaklanmak.
Ürün Listeleme ve Onay Süreci
Hepsiburada’da ürün satmaya başlamanın ilk adımı, ürünlerinizi platforma listelemektir. Ancak bu süreç, satıcıların en çok zorlandığı ve zaman kaybettiği aşamadır.
Hepsiburada’nın Listeleme Kuralları
Hepsiburada, ürün listelerini manuel olarak kontrol eder. Her ürün bilgisinin platformun beklentilerine birebir uyması gerekir. Eksik veya hatalı bir alan varsa ürün reddedilir ve düzeltme sürecine geri döner. Bu döngü birkaç kez tekrarlandığında, bir ürünü listelemek 1 haftayı bulabilir.
Reddedilme sebepleri genellikle şunlardır:
- Yanlış kategori seçimi
- Eksik veya uyumsuz ürün öznitelikleri (marka, beden, renk, malzeme gibi)
- Görsel kalite standartlarına uymayan ürün fotoğrafları
- Başlık formatının Hepsiburada kurallarına uymaması
Entegrasyonun Farkı
Entegrasyon sistemi, ürün verilerinizi Hepsiburada’ya göndermeden önce otomatik olarak kontrol eder ve düzenler:
- Kategori eşleştirme: Kendi ürün kategorileriniz Hepsiburada’nın kategori yapısına otomatik eşlenir
- Zorunlu alan kontrolü: Her kategorinin gerektirdiği öznitelikler tespit edilir ve eksik olanlar sizden istenir
- Format uyumu: Başlık, açıklama ve görsel formatları Hepsiburada standartlarına otomatik uyarlanır
- Toplu yükleme: Yüzlerce ürünü tek seferde yüklerken hata oranını minimuma indirir
Bu sayede ret-düzeltme döngüsü büyük ölçüde ortadan kalkar ve ürünleriniz çok daha hızlı satışa açılır.
Toplu Ürün Aktarımı
Mevcut ürün kataloğunuz ister 50 ister 5.000 üründen oluşsun, toplu aktarım sürecini biz yönetiyoruz. Kendi sisteminizden çekilen ürün verileri, Hepsiburada’nın beklediği formata dönüştürülür ve hatasız şekilde platforma aktarılır.
Sipariş, Stok ve Fiyat Senkronizasyonu
Çok kanallı satış stratejisi izleyen işletmeler için stok tutarlılığı hayati öneme sahiptir. Hepsiburada’da bir ürün satıldığında, aynı ürünün Trendyol satış kanalınızda ve kendi e-ticaret sitenizde de güncellenmesi gerekir. Bu güncelleme dakikalar hatta saniyeler içinde yapılmalıdır; aksi halde overselling kaçınılmazdır.
Merkezi Stok Yönetimi
Entegrasyon, tüm satış kanallarınız için tek bir stok kaynağı oluşturur:
- Hepsiburada’da satış olduğunda → Trendyol ve sitenizde stok otomatik azalır
- Trendyol’da satış olduğunda → Hepsiburada ve sitenizde stok otomatik azalır
- Depoya yeni ürün girişinde → Tüm kanallar eş zamanlı güncellenir
- Stok kritik seviyeye düştüğünde → Otomatik uyarı alırsınız
Bu yapı sayesinde overselling tamamen ortadan kalkar. Müşteriye “ürün stokta yok” mesajı gönderme ve sipariş iptal etme zorunda kalmazsınız.
Kampanya ve Fiyat Koordinasyonu
Hepsiburada’nın kampanya dönemleri (Efsane Günler, Hafta Sonu İndirimi gibi) fiyat yönetimini karmaşık hale getirir. Birden fazla kanalda aynı anda farklı kampanyalar yürütmek, fiyat karışıklığına neden olabilir.
Entegrasyon sistemiyle:
- Merkezi fiyat yönetimi: Tüm kanalların fiyatlarını tek yerden kontrol edersiniz
- Otomatik kampanya geçişi: Kampanya başlangıç ve bitiş tarihlerinde fiyatlar otomatik güncellenir
- Kanal bazlı fiyatlama: Her pazaryeri için farklı fiyat stratejisi uygulayabilirsiniz
- Komisyon dahil hesaplama: Hepsiburada’nın komisyon kesintisini dikkate alarak net kârınızı korursunuz
Kargo Bildirimi ve HepsiJet Yönetimi
Hepsiburada’da sipariş onayladıktan sonra 24 saat içinde kargo bildirimi yapmanız gerekir. Bu süreyi aşan siparişler mağaza puanınızı doğrudan etkiler. Kargo süreçlerinizi otomatikleştirmek bu nedenle kritik önem taşır.
Otomatik Kargo Süreci
Entegrasyon sistemi, sipariş onayından itibaren kargo sürecini otomatik başlatır:
- Sipariş onaylandığında anlaşmalı kargo firmanızda otomatik gönderi oluşturulur
- Kargo etiketi hazırlanır
- Takip numarası alınır ve Hepsiburada’ya otomatik bildirilir
- Müşteri kargo takip bilgisiyle bilgilendirilir
Bu akış, manuel müdahale gerektirmeden saniyeler içinde tamamlanır. 24 saatlik kargo kuralına uyum otomatik sağlanır.
HepsiJet Zorunluluğu
Hepsiburada, bazı kategorilerde HepsiJet kullanımını zorunlu tutar. Bu durum, kendi kargo anlaşmanız dışında ek maliyet anlamına gelebilir. Entegrasyonumuz bu durumu şu şekilde yönetir:
- Kategori bazlı kargo kuralları: Hangi ürünlerin HepsiJet ile gönderilmesi gerektiğini otomatik tespit eder
- Çoklu kargo desteği: HepsiJet ve anlaşmalı kargo firmalarınız arasında otomatik yönlendirme yapar
- Kargo takibi: Tüm gönderilerin durumunu tek panelden izlemenizi sağlar
Kargo Kaynaklı Sorunların Önlenmesi
Satıcılar arasında sıkça dile getirilen bir sorun, kargo firmasının ürünü teslim etmeden iade etmesi durumunda ürün bedelinin aktarılmamasıdır. Entegrasyon sistemi, kargo durumlarını sürekli takip ederek bu tür anomalileri tespit eder ve sizi anında bilgilendirir. Böylece Hepsiburada ile iletişime geçerek hakkınızı arayabilirsiniz.
Ceza Sistemi ve Mağaza Puanı Koruma
Hepsiburada’nın otomatik ceza sistemi, satıcıların en çok endişelendiği konuların başında gelir. Bu sistem, mağaza performansını sürekli izler ve belirlenen eşikleri aşan satıcılara yaptırım uygular.
Ceza Sistemini Tetikleyen Durumlar
- Kargo gecikmesi: 24 saat üzeri kargoya vermeme
- Yüksek iptal oranı: Stok yetersizliğinden kaynaklanan satıcı iptalleri
- Müşteri şikayetleri: Ürün açıklamasıyla uyumsuzluk, hasarlı ürün gibi sorunlar
- Stok tutarsızlığı: Satılan ürünün stokta olmaması (overselling)
Yaptırımlar
Ceza puanı belli bir eşiği aştığında Hepsiburada şu yaptırımları uygulayabilir:
- Komisyon artışı: Kategori komisyonuna ek yüzde eklenmesi
- Ürün görünürlüğü düşürme: Arama sonuçlarında ürünlerinizin geri sıralara atılması
- Mağaza kapatma: Ağır ihlallerde satıcı hesabının tamamen askıya alınması
Entegrasyonla Mağaza Puanınızı Koruyun
Entegrasyon sistemi, ceza riskini en aza indirmek için şu önlemleri otomatik uygular:
- Zamanında kargo: Siparişleri otomatik olarak 24 saat kuralı içinde kargoya verir
- Stok tutarlılığı: Overselling’i önleyerek stok kaynaklı iptalleri sıfırlar
- Doğru ürün bilgisi: Ürün verilerini Hepsiburada standartlarına uygun tutar
- Otomatik faturalama: E-fatura çözümümüz ile fatura süresini otomatik karşılar
Bu koruyucu yapı sayesinde mağaza puanınız yüksek kalır, komisyon avantajlarınızı korursunuz ve ürünleriniz arama sonuçlarında üst sıralarda yer almaya devam eder.
ERP ve Muhasebe Entegrasyonu
Hepsiburada satışlarınızın muhasebe kayıtlarına ve ERP sisteminize otomatik yansıması, doğru finansal yönetim için şarttır. Manuel veri aktarımı hem zaman kaybettirir hem de hata riskini artırır.
Otomatik Veri Akışı
Entegrasyon, Hepsiburada satış verilerinizi doğrudan mevcut iş sisteminize aktarır:
- Sipariş → Satış kaydı: Hepsiburada siparişi sisteminizde otomatik satış kaydı olarak oluşur
- Müşteri bilgisi: Sipariş sahibinin bilgileri müşteri kartına yazılır
- Stok hareketi: Satış sonrası stok otomatik düşer
- Faturalama: E-fatura veya e-arşiv fatura otomatik kesilir
- Muhasebe kaydı: Gelir, komisyon kesintisi ve KDV kayıtları muhasebe modülüne yansır
Hangi yazılımı kullanırsanız kullanın — mevcut ERP’niz, muhasebe programınız veya sipariş yönetim sisteminiz — Hepsiburada verilerini doğrudan mevcut altyapınıza entegre edebiliyoruz. Ödeme entegrasyonu çözümlerimizle birlikte finansal süreçlerinizin tamamı tek çatı altında yönetilir.
Komisyon ve Ödeme Takibi
Hepsiburada, satış tutarından komisyon kesintisi yaparak kalan tutarı belirli periyotlarla satıcıya öder. Entegrasyon sistemi:
- Beklenen ödeme tutarlarını otomatik hesaplar
- Gelen ödemeleri satış kayıtlarıyla eşleştirir
- Tutarsızlıkları anında tespit eder ve raporlar
- Aylık mutabakat sürecini büyük ölçüde kolaylaştırır
Neden Zeisoft ile Hepsiburada Entegrasyonu?
Zeisoft olarak, e-ticaret operasyonları ve perakende satış kanalları için özel yazılım çözümleri geliştiriyoruz. E-ticaret altyapı çözümlerimiz kapsamında Hepsiburada entegrasyonu konusunda tercih edilme nedenlerimiz:
- İşletmenize özel çözüm: Hazır paket yazılımlar yerine, tam olarak sizin ihtiyaçlarınıza göre tasarlanmış entegrasyon geliştiriyoruz
- Çok kanallı deneyim: Hepsiburada, Trendyol entegrasyonu çözümümüz ve diğer pazaryeri yönetim çözümlerimiz ile tüm kanallarınızı tek çatı altında yönetiyoruz
- Uçtan uca otomasyon: Ürün listelerinden muhasebe kaydına, otomatik kargo yönetiminden otomatik faturalamaya kadar tüm süreci kapsıyoruz
- Proaktif bakım: Platform kuralları değiştiğinde entegrasyonunuzu sizden önce güncelliyoruz
- Mağaza puanı koruma: Ceza sistemine karşı otomatik koruma mekanizmaları kuruyoruz
- Türkçe destek: Tüm süreçlerde aynı dili konuşuyoruz, teknik konuları anlaşılır şekilde aktarıyoruz
Hepsiburada satış operasyonunuzu otomatikleştirmek ve mağaza puanınızı korumak için ücretsiz keşif görüşmesi planlayalım. Pazaryerinde mi yoksa kendi e-ticaret sitenizde mi satış yapmanız gerektiğinden emin değilseniz, bu konuda da rehberlik sunuyoruz.
