Medikal ve İlaç Sektöründe Dijitalleşme Neden Zorunlu?
Medikal ve ilaç sektörü, düzenleyici uyumluluk, izlenebilirlik ve kalite güvence gibi konularda en yüksek standartları gerektiren alanlardan biridir. İlaç depoları, medikal cihaz distribütörleri, eczane zincirleri ve tıbbi malzeme üreticileri; her gün binlerce ürünü takip etmek, soğuk zincir koşullarını sağlamak ve yasal düzenlemelere uymak zorundadır.
Manuel süreçlerle yönetilen ilaç ve medikal operasyonları ciddi riskler barındırır. Son kullanma tarihi geçmiş bir ilacın fark edilmeden sevk edilmesi, soğuk zincir kırılmasının kayıt altına alınamaması veya lot bazlı geri çağırma sürecinin saatler sürmesi; bunların her biri hem mali kayıp hem de insan sağlığı açısından tehlike oluşturur. Dijitalleşen medikal firmalar, stok kayıplarını ortalama %35 azaltırken mevzuat uyumluluk süreçlerini %60 hızlandırıyor.
Zeisoft olarak medikal ve ilaç sektörüne özel yazılım çözümleri geliştiriyoruz. Düzenleyici gereksinimlere uygun, güvenli ve izlenebilir sistemlerle operasyonlarınızı dijitalleştiriyoruz. Her medikal işletmenin farklı ihtiyaçları olduğunu biliyoruz; distribütör, üretici veya tedarikçi olmanıza göre çözümlerimizi özelleştiriyoruz.
İlaç İzlenebilirlik ve Lot Takibi
İlaç sektöründe her ürünün üretimden tüketiciye ulaşana kadar izlenebilir olması yasal bir zorunluluktur. Türkiye’de İlaç Takip Sistemi (İTS) kapsamında her ilaç kutusu benzersiz bir karekodla tanımlanır ve tedarik zincirindeki her aşamada bildirim yapılması gerekir. Bu süreçlerin manuel yönetilmesi hem yavaş hem de hataya açıktır.
Dijital izlenebilirlik sistemiyle İTS entegrasyonunu otomatikleştirebilirsiniz. Karekod okutma, bildirim gönderme ve sorgulama işlemleri yazılım tarafından yönetilir. Lot numarası, seri numarası ve son kullanma tarihi bilgileri her ürün için kayıt altındadır. Herhangi bir kalite sorunu tespit edildiğinde, ilgili lota ait tüm ürünlerin nerede olduğunu saniyeler içinde görebilir ve geri çağırma sürecini başlatabilirsiniz.
Lot bazlı izlenebilirliğin sağladığı temel kazanımlar:
- Hammaddeden bitmiş ürüne kadar tam izlenebilirlik
- İTS entegrasyonu ile otomatik karekod bildirimi
- Geri çağırma süreçlerinin dakikalar içinde tamamlanması
- Düzenleyici denetimlere anında yanıt verebilme
- Parti bazlı kalite analizi ve raporlama
ERP danışmanlığı hizmetlerimizle ilaç izlenebilirlik süreçlerinizi üretim, depolama ve dağıtım aşamalarında kesintisiz yönetebilirsiniz.
Stok Yönetimi ve Soğuk Zincir Kontrolü
Medikal ve ilaç ürünlerinin depolanması, standart depo yönetiminden farklı kurallar gerektirir. Soğuk zincir ürünlerinin sıcaklık takibi, narkotik ilaçların ayrı depolama kuralları, son kullanma tarihine göre zorunlu FIFO çıkışı ve lot bazlı envanter yönetimi; bunların tümü sektörün kendine özgü depo ihtiyaçlarını tanımlar.
Soğuk zincir yönetimi, özellikle aşılar, biyolojik ürünler ve belirli ilaç grupları için hayati önem taşır. Depo sıcaklık sensörleriyle entegre çalışan yazılım sistemi, sıcaklık değerlerini sürekli izler. Belirlenen eşik değerlerin aşılması durumunda anında uyarı gönderir ve olay kaydı oluşturur. Bu kayıtlar düzenleyici denetimlerde ispat belgesi olarak kullanılır.
Son kullanma tarihi yönetimi, medikal stok kontrolünün en kritik bileşenlerinden biridir. Sistem, son kullanma tarihi yaklaşan ürünleri otomatik olarak listeler, FIFO kuralına göre çıkış önceliği belirler ve miad dolmadan uyarı gönderir. Böylece stok kayıpları minimize edilir ve hasta güvenliği korunur.
Depolama ve stok yönetim çözümlerimiz medikal sektörün özel gereksinimlerine uygun şekilde yapılandırılır. Barkod ve karekod entegrasyonuyla depo giriş-çıkış işlemleri hızlanır, envanter doğruluğu artar.
Sağlık Kuruluşlarına Tedarik ve Sipariş Yönetimi
Medikal ve ilaç firmaları, hastaneler, eczaneler ve kliniklerle sürekli iş ilişkisi içindedir. Bu kuruluşlardan gelen siparişlerin zamanında ve eksiksiz karşılanması, hasta bakımının aksamadan sürmesi açısından kritiktir. Ancak farklı sağlık kuruluşlarının farklı sipariş formatları, ihale süreçleri ve protokol kuralları yönetim karmaşıklığını artırır.
Dijital tedarik yönetim sistemiyle sağlık kuruluşlarından gelen siparişleri merkezi olarak yönetebilirsiniz. Sipariş onay süreçleri, stok kontrolü, sevkiyat planlaması ve faturalama tek bir akış içinde çalışır. Tekrarlayan siparişler için otomatik hatırlatma ve yenileme mekanizmaları kurulabilir.
Tedarik zinciri görünürlüğü, hem medikal firma hem de sağlık kuruluşu tarafından değer yaratır. Sipariş durumu anlık olarak takip edilebilir, teslimat gecikmeleri önceden tespit edilir ve alternatif tedariğe yönelinebilir. Bu şeffaflık, uzun vadeli iş ilişkilerinin güçlenmesine katkı sağlar.
Kalite Güvence ve Düzenleyici Uyumluluk
İlaç ve medikal cihaz sektöründe GMP (İyi Üretim Uygulamaları), GDP (İyi Dağıtım Uygulamaları) ve ISO 13485 gibi standartlara uyum zorunludur. Bu standartlar; üretim, depolama, dağıtım ve kalite kontrol süreçlerinin belgelendirilmesini ve belirli prosedürlere göre yürütülmesini gerektirir. Dijital kalite yönetim sistemiyle bu gereksinimlerin tamamını karşılayabilirsiniz.
Kalite yönetim modülü; sapma yönetimi, CAPA (Düzeltici ve Önleyici Faaliyet) takibi, doküman kontrolü ve denetim hazırlığı gibi süreçleri kapsar. Her sapma kaydedilir, analiz edilir ve aksiyon planı oluşturulur. Denetim öncesinde ilgili dokümanlar, kayıtlar ve raporlar tek tıkla derlenir.
Düzenleyici uyumluluk sadece bir zorunluluk değil, aynı zamanda rekabet avantajıdır. Uyumluluk süreçlerini dijitalleştiren firmalar, denetim hazırlık süresini ortalama %70 kısaltıyor. Ayrıca yasal değişiklikler sisteme tanımlandığında, tüm ilgili süreçler otomatik güncellenir ve uyumsuzluk riski minimize edilir.
Üretim sektörü çözümlerimiz kalite kontrol modülleriyle entegre çalışarak üretim hattından dağıtım noktasına kadar kalite güvencesini sağlar.
Faturalama ve Mali Süreçler
Medikal sektörde faturalama, ihale alımları, kurum protokolleri ve SGK anlaşmaları gibi farklı mali yapılarla şekillenir. Her bir faturalandırma modeli farklı kurallar, kesintiler ve vade yapıları içerir. Bu karmaşıklığın manuel yönetilmesi hata riskini artırır ve nakit akışı planlamasını zorlaştırır.
Dijital faturalama sistemiyle farklı müşteri segmentlerine göre otomatik fatura şablonları tanımlayabilirsiniz. İhale bazlı alımlarda sözleşme koşullarına göre faturalama yapılır. SGK anlaşmalı ürünlerde kesinti oranları otomatik hesaplanır. Tüm süreç e-fatura ve e-irsaliye altyapısıyla entegre çalışır.
E-fatura entegrasyonuyla fatura düzenleme, gönderme ve arşivleme süreçlerini otomatikleştirebilirsiniz. E-irsaliye entegrasyonu sayesinde sevkiyat belgeleri de dijital ortamda oluşturulur ve yasal süreler içinde iletilir.
Dağıtım ve Lojistik Yönetimi
İlaç dağıtımında teslimat süreleri ve taşıma koşulları hayati öneme sahiptir. Soğuk zincir lojistiği, zamanında teslimat ve düzenleyici uyumluluk; dağıtım operasyonlarının üç temel direğidir. Özellikle acil ilaç siparişlerinde dakikaların önemi büyüktür.
Dağıtım yönetim sistemiyle rota optimizasyonu, araç kapasitesi planlaması ve teslimat takibi tek bir platformdan yönetilir. Soğuk zincir araçlarının sıcaklık verileri anlık izlenir ve taşıma süresince koşulların korunduğu belgelenir. Teslimat onayları dijital ortamda alınarak süreç uçtan uca kayıt altına girer.
Lojistik sektörüne yönelik çözümlerimiz, medikal dağıtım firmaları için özelleştirilerek kullanılabilir. Sevkiyat planlamasından teslimat takibine kadar tüm dağıtım süreçleri dijitalleştirildiğinde, teslimat sürelerinde ortalama %25 iyileşme sağlanır.
Raporlama ve Yönetim Karar Desteği
Medikal ve ilaç sektöründe veri odaklı karar alma, hem operasyonel verimlilik hem de düzenleyici uyumluluk açısından vazgeçilmezdir. Stok devir hızı, lot bazlı karlılık analizi, tedarikçi performansı, soğuk zincir ihlal raporları ve mevzuat uyumluluk durumu gibi metrikler yönetim kararlarını destekler.
Raporlama altyapısı, gerçek zamanlı gösterge panelleri üzerinden kritik verileri görselleştirir. Stok miad dağılımı, satış trendleri, tedarik süresi analizi ve müşteri bazlı karlılık gibi raporlar düzenli olarak üretilir. Düzenleyici kurumlara sunulması gereken periyodik raporlar da otomatik olarak hazırlanır.
Kurumsal kaynak planlamasının medikal sektöre nasıl uygulandığını merak ediyorsanız rehberimize göz atabilirsiniz.
Medikal ve ilaç operasyonlarınızı dijitalleştirmek ve düzenleyici uyumluluğunuzu güçlendirmek için bizimle iletişime geçin.
